Mahnungen: Außenstände mit Fingerspitzengefühl einfordern

  • Unbezahlten Rechnungen hinterherzutelefonieren und Außenstände einzutreiben, ist für die Liquidität im Betrieb wichtig. Worauf Unternehmen beim Mahnwesen achten sollten. In der Hektik des Alltags kann schon mal eine Zahlung untergehen. Nicht immer steckt böse Absicht dahinter, wenn ein Kunde seine Rechnungen nicht pünktlich zahlt. Niemand liebt Mahnungen, trotzdem gehören sie zum ganz normalen Tagesgeschäft. Nur ein Fünftel der heimischen Firmen (22,5 Prozent) musste im Jahr 2019 gar keine Maßnahmen zur Einbringung von Forderungen setzen, weil alle Kunden verlässlich gezahlt hatten, so das Ergebnis einer Befragung durch den KSV1870. Unternehmer gehen allerdings davon aus, dass sich die Zahlungsmoral aufgrund der Coronapandemie deutlich verschlechtern wird. Von etwa 30 Prozent der Befragten werden Liquiditätsengpässe als Hauptgrund der Nichtzahlung bzw. verspäteten Zahlung angegeben, gefolgt von 25 Prozent wegen der Coronakrise. Vor allem bei KMU, die mit einer „dünneren“ Kapitaldecke arbeiten, können verspätete Zahlungseingänge direkte Auswirkungen auf das operative Geschäft des Unternehmens haben. Ein effektives Mahnwesen hilft, vorhandenes Kapital optimal zu nutzen. Als Grundsatz gilt: Bei der Einmahnung von Forderungen ist Fingerspitzengefühl hilfreich.

Zeit ist Geld

  • Es empfiehlt sich, Forderungen zeitnah einzutreiben und nicht mit passivem Verhalten auf nicht eingegangene Zahlungen zu reagieren. Unternehmen verlassen sich häufig auf den guten Willen des Schuldners und lassen die offenen Forderungen einige Zeit ruhen. Die Prozesse im Forderungsmanagement erfordern eine konsequente Überwachung und zügiges Handeln.

Mahnphase kurz halten

  • Die Phase, in der versucht wird, das Geld einzutreiben, soll laut Experten höchstens vier bis acht Wochen dauern. Am besten, die Rechnung wird sofort versendet nachdem der Auftrag erfüllt worden ist. Wenn nötig sollte spätestens im 10-Tages-Rhythmus gemahnt werden. Ein Viertel der KMU mahnt laut KSV1870 hingegen nur einmal im Monat.

Konsequent, aber höflich und lösungsorientiert

  • Etwa 90 Prozent der Unternehmen versenden schriftliche Mahnungen. Das Wording ist dabei von großer Bedeutung. Eine konsequente Umsetzung des Mahnprozesses und eine unmissverständliche Formulierung bedeutet aber nicht, dass auf Höflichkeit verzichtet werden kann. Neutrale Mahnschreiben helfen mehr als Emotionen. Gerade im Mahnwesen wird es künftig viel stärker darauf ankommen, lösungsorientiert und auf Augenhöhe mit Kunden und Schuldnern zu kommunizieren. Grundvoraussetzungen hierfür sind Wertschätzung sowie ein Verständnis von Kommunikationsdynamik und Konfliktmanagement.

Automatisierte Mahnung

  • Es ist wichtig, jederzeit den Überblick über die säumigen Debitoren zu haben. Mit einer passenden IT-Lösung kann der gesamte Mahnprozess eines Unternehmens automatisiert werden. Sie hilft, das Mahnwesen zu optimieren, wobei der Betrieb als Rechnungssteller jederzeit eingreifen kann. Auch Gutschriften oder Rabatte können ins System eingespeist werden. Solche kleinen Aufmerksamkeiten haben nebenbei auch einen positiven Einfluss auf die Kundenbindung.

Entwickeln Sie eine abgestufte Mahnstrategie

  • Vom Rechnungsversand bis zum Gang vors Gericht als letzte Eskalationsstufe: Unternehmen sollten den Ablauf des Mahnprozesses definieren. Nicht zu jedem Kunden hat man jedoch dieselbe Beziehung, nicht jeder Geschäftspartner hat für das Unternehmen dieselbe Bedeutung. Dementsprechend wird man auch bei der Einforderung von Außenständen mit unterschiedlichen Mahnstrategien herangehen. Hilfreich könnte sein, die Kunden in Kategorien einzuteilen und gewisse Kriterien des Mahnwesens (z. B. Anzahl und Tonalität der Mahnungen, zeitlicher Mahnungsturnus, Folgemaßnahmen) entsprechend zu variieren und abzustufen.

Offener Dialog mit dem Kunden

  • Besteht ein persönlicher Kontakt zwischen Kunde und Lieferanten, ist das Vorgehen bei versäumten Zahlungen umso heikler. Es gilt die Devise: Reden hilft. In einem Gespräch kann man viel klären. Um Missverständnisse zu vermeiden, lohnt es sich, beim Kunden direkt nachzufragen, warum die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Etwa 80 Prozent greifen zum Telefonhörer und immerhin jeder Fünfte stattet den säumigen Kunden einen persönlichen Besuch ab. Trotz aller Maßnahmen sollten Unternehmen auch mit Forderungsverlusten rechnen. Im Schnitt betragen sie laut KSV1870 nicht ganz zwei Prozent des jeweiligen Unternehmensumsatzes. Bei 87,6 Prozent der Umfrageteilnehmer beläuft sich der monetäre Schaden auf bis zu 50.000 Euro Forderungsverlust.

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